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当代印刷企业的数字化管理问题浅析

2022-04-29 来源:益阳机械信息网

当代印刷企业的数字化管理问题浅析

任何一个时代的企业管理都要有与其相适应的管理模式,工业时代的管理模式是科学化管理,而网络时代的管理模式是数字化管理。

数字化管理(Digital Management,DM)是指利用计算机、通信网络、人工智能等技术和手段,量化管理对象与管理行为,实现计划、组织、协调、服务、创新等职能的管理活动和管理方法的总称。

数字化管理有两层基本含义:一是企业管理活动是基于网络的,即企业和知识资源、信息资源和财富可数字化;二是运用量化管理技术来解决企业的管理问题,即管理的可计算性。

企业如何实现数字化管理,有关专家提出了以下几种方法:

1) 把数字化管理作为企业经营战略。这是一种在全企业范围内实施的综合性战略计划,采用这种计划出企业坚信数字化管理对企业的长期发展和提高竞争能力至关重要,要不遗余力地推行数字化管理战略计划。

2) 建立支持数字化管理的组织体系和组织形式。为了实现企业的数字化管理并取得成效,就得建立一个有效的组织体系。在这-体系中,一是要有负责数字化管理活动的领导人,承担制定数字化管理的计划和战略;二是成立专门的小组,完成与数字化管理活动有关的任 务;三是建立支撑数字化管理的基础设施。另外,数字化管理适应的组织形式是"扁平型"的结构,而不是传统的"金字塔型"的结构。

3) 加大对数字化管理的资金投入。企业的任何-个管理活动都需要资金的支持,这是毫无疑问的。这里有一个观念问题,人们经常认为使用一种新的管理方法来替代现行的管理,会加大资金投入,因此,-般不愿在管理上进行投资。

4) 开发支撑数字化管理的技术和软件。计算机软硬件、通信网络及人工智能等技术都是数字化管理的外部支撑条件,它们为信息的识别、获取、传输和利用提供了强有力的工具。

5) 创造对数字化管理有利的企业文化。有利于数字化管理的企业文化包括良好的员工职业道德、企业荣誉感和团队精神等。此外,企业领导人的支持是数字化管理成功的根本保证。

近几年来,印刷业大规模设备投资改造,已使印刷生产能力明显处于饱和状况,市场的竞争已使印刷加工工价一降再降,挖掘企业内部潜力,精打细算,努力降低生产成本,确保货款正常回收等,将是企业参与市场竞争的强有力的武器。印刷企业的数字化管理是具有这一武器的基础和保障,只有每一个工艺、材料等以数字化形式反映出来,进行归纳、分析、整理、改进,才有可能使企业的管理做到有的放矢。

印刷企业的数字化管理不仅是一个开施工单、统计数据、查询信息的系统,更主要的是使企业生产、供应、销售和财务等部门能有共同一致的工作计划,从而实现及时有效的沟通、协调工作,各部门用一致的计划去工作,应该说,印刷企业的数字化管理是以生产经营管理为核心,强调过程管理和协调管理的管理系统。

1) 销售过程管理

销售过程管理包括报价管理、业务员工作报告、销售机会跟踪和合同评审4个部分。

(1) 报价管理

印刷企业报价分为按价格表和按成本两种报价方式,按价格表报价通常采用各省市指定的印刷工价本。按成本报价包括4个部分:①直接材料成本;②外加工成本;③直接计件工资;④制造费用。前3部分分为直接成本,可以直接计算归集。第4部分应该做到:①详细描述潜在订单的客户需求;②制定生产工艺路线,确定各工序的工作量;③根据各工序工作量和生产定额相除计算各工序标准工时;④用各工序的标准工时和其所属工作中心标准计算各工序的制造成本。

报价的流程一般分为:估价、定价、报价,报价系统内必须提供大量的工艺辅助功能以便为用户服务,例如:印张自动计算、书脊厚度自动计算、开纸辅助计算、消耗辅助计算、工作量辅助计算等。

(2) 业务员工作报告

业务员工作报告包括工作计划和记录总结两部分。内容包括客户联系、销售线索、签单和跟单的情况,改变业务员单兵作战状态,增加销售过程的透明度,协同作战。

(3) 销售机会跟踪

综合报价记录和业务员工作报告中的销售线索,系统自动生成销售机会跟踪记录,业务员工作报告中要随时更新每-个销售机会的状态,例如即将签单(HOT)或者放一放(COOL),丢单时也要标记是主动放弃还是失败,并注明原因,由单位提供业务机会、成功率、丢单分析等功能。

(4) 合同评审

重要订单,在合同正式签订之前,需要进行合同评审工作,企业分管领导,对合同的工艺、原材料、周期、价格等内容进行审核,降低企业经营风险。

2) 生产过程管理

生产过程管理是通过生产计划来协调相关部门。业务部门提交订单后,生产部门首先要根据订单制订生产计划下放到生产车间,根据订单的物料清单制订备料单给供应部门,然后根据生产计划和物料清单做订单的成本预算提交财务部门备案,同时根据生产计划制订质检计划给质量管理部门。所有各部门的计划存在内部关联,是协调一致的计划,各部门在执行过程中也可以协调一致,从而使整个工作像瀑布一样,非常顺畅平滑有序地进行。

生产数字化管理具体应包括:生产主计划管理、生产施工单管理、订单生产跟踪工作中心监控、备料计划及反馈、订单质检计划等内容。

(1) 生产主计划管理

生产主计划就是按照图书各厂部分的工序制订的生产计划。生产计划的制订既要考虑订单的交货期,又要考虑各工作中心的负荷。

(2) 生产施工单管理

生产施工单管理包括生产施工单的制定、审核、下达、跟踪和标记完成等功能。

(3) 订单生产跟踪

订单的生产跟踪分为订单进度跟踪、生产配套和周期预测3个部分。

(4) 工作中心监控

工作中心监控分为4部分功能:工作中心负荷监控、工作中心生产日报、机台作业计划监控、机台生产日报表。

(5) 备料计划及反馈

根据订单的物料清单,生产管理人员在网络上发出备料申请,物资供应部门针对备料申请给予明确答复,即库存满足还是采购,采购的到货期等等,实现生产管理和物料供应一致的计划协调工作。

(6) 订单质检计划

根据订单生产计划,制订质检计划,提交质检部门,使质检工作具有计划性和主动性,从而实现质量部门和生产部门协调一致地工作。

3) 财务管理模块

传统的印刷企业的财务只是会计财务,通常是只做发票之后的工作,或者说是做账财务。企业的数字化管理要求从业务发生之时开始实施财务监控。根据系统中的记录建立生产跟踪账、销售跟踪帐、客户应收预收账、外协应付预付账,以及采购应付预付账,并且对客户、业务员、外协单位等进行各种分析、汇总,给企业决策层提供具体数据。

印刷企业向数字化管理迈进,必须遵循当前各企业人员、设备等各方面的实际情况,系统开发要做到人性化的操作界面,简单易学的操作方式,开放式的数据结构,安全可靠操作系统。我们相信数字化管理将对印刷业的管理产生划时代的影响,把印刷业的经济管理推向一个新的阶段。

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